Δεν είναι απίστευτο το πώς οι πολυάσχολοι, εργαζόμενοι γονείς κάνουν τα πάντα πολύ πιο γρήγορα από ότι οι περισσότεροι άνθρωποι; Από τη φροντίδα του παιδιού μέχρι τις δουλειές του σπιτιού, τα πάντα γίνονται, το ένα μετά το άλλο, σε εξωφρενική ταχύτητα. Αλλά, πώς το καταφέρνουν;
Η απάντηση είναι απλή και δεν είναι το ότι ανακάλυψαν κάποιο τρελό κόλπο παραγωγικότητας (ή μήπως είναι;). Η αιτία αυτού του φαινομένου είναι ότι αυτές οι δουλειές πρέπει να γίνουν μέσα στον ελάχιστο διαθέσιμο χρόνο που έχουν οι γονείς αυτοί. Αυτό από μόνο του αρκεί, στην πραγματικότητα, για να εξηγήσει αυτά τα επίπεδα παραγωγικότητας. Η έννοια που κρύβεται πίσω από αυτό ονομάζεται ο νόμος του Πάρκινσον.
Τι είναι ο νόμος του Πάρκινσον;
Στην εισαγωγή του σε ένα άρθρο για τον Economist το 1955, ο C. Northcote Parkinson έγραψε: “η δουλειά επεκτείνεται έτσι ώστε να γεμίζει το χρόνο που διαθέτουμε για την ολοκλήρωσή της”. Αυτή η απλή φράση είναι στην πραγματικότητα ο ορισμός του νόμου του Πάρκινσον, μια έννοια την οποία αργότερα μετέτρεψε στο ομότιτλο βιβλίο.
Με απλά λόγια, αυτό σημαίνει ότι αν έχεις μια δουλειά 4 ωρών και διαθέσεις γι’ αυτή 2 μέρες, τότε πιθανότατα θα ξοδέψεις ολόκληρες τις 2 μέρες για τη δουλειά αυτή. Αυτές οι ώρες θα γεμίσουν όχι μόνο με περισσότερη δουλειά, αλλά και με επιπλέον έρευνα, ανάλυση, ακόμα και στρες και άγχος.
Αλλά εδώ είναι το ενδιαφέρον: δουλεύει και αντίστροφα! Αυτό σημαίνει ότι αν έχεις μια δουλειά 4 ωρών και διαθέσεις γι’ αυτή 2 ώρες, υπάρχει πολύ μεγάλη πιθανότητα να την τελειώσεις μέσα σε αυτό το χρονικό διάστημα. Ακούγεται τρελό, έτσι δεν είναι;
Πώς δουλεύει ο νόμος του Πάρκινσον
Κι όμως, δεν είναι. Θυμάσαι στο πανεπιστήμιο, όταν είχες όλο το εξάμηνο για να γράψεις μια εργασία και παρόλα αυτά την έγραφες την τελευταία μέρα πριν την προθεσμία; Ή όταν έκανες κάτι παρόμοιο για μια εργασία στη δουλειά;
Όλα αυτά είναι παραδείγματα εφαρμογής του νόμου του Πάρκινσον στη ζωή σου. Όταν είσαι αντιμέτωπος/η με μια προθεσμία που πλησιάζει, μεταμορφώνεσαι από θύμα της ίδιας σου της αναβλητικότητας σε μία παραγωγική μηχανή, ακόμα κι αν αυτό κρατήσει μόνο μια μέρα.
Αλλά πώς πραγματικά μετατρέπουμε μια μεγαλύτερη δουλειά σε διαχειρίσιμη σε μικρότερο χρονικό διάστημα; Αποδεικνύεται ότι, όταν αντιμετωπίζουμε μια προθεσμία που πλησιάζει, ο εγκέφαλός μας καταφέρνει να εστιάσει στα σημαντικά πράγματα, και φροντίζει να ολοκληρώσει εκείνα.
Αντίθετα, όταν δεν υπάρχει κάτι για να πυροδοτήσει το νόμο του Πάρκινσον, τείνουμε να αναλύουμε υπερβολικά ασήμαντες λεπτομέρειες, εις βάρος του τι είναι πραγματικά σημαντικό. Αυτό έρχεται σε άμεση συσχέτιση με τον κανόνα 80/20, καθώς ο εγκέφαλός μας καταφέρνει να αναγνωρίσει το 20% που είναι εξαιρετικά κρίσιμο όταν αντιμετωπίζουμε μια διορία.
Οι περιορισμοί δημιουργούν ελευθερία
Πιθανόν να αναρωτιέσαι τι γίνεται με την ποιότητα της δουλειάς που παράγεται με τη βοήθεια του νόμου του Πάρκινσον. Στο κάτω κάτω, αφού διαθέτεις λιγότερο χρόνο σε μια δουλειά, είναι σίγουρο ότι θα τελειώσει γρηγορότερα αλλά με χαμηλότερη ποιότητα, σωστά;
Λάθος! Αποδεικνύεται ότι, τις περισσότερες φορές, οι περιορισμοί δημιουργούν ελευθερία! Όσο δυσνόητο και αν ακούγεται, είναι το γεγονός ότι κολλάμε σε κάποιους κανόνες που μας επιτρέπει να είμαστε δημιουργικοί και να παράγουμε εκπληκτική δουλειά. Πάρε σαν παράδειγμα τη μουσική. Απίστευτη μουσική εξακολουθεί να βασίζεται στους κανόνες της αρμονίας και του ρυθμού. Αν δεν γινόταν αυτό, πιθανότατα θα ακουγόταν χάλια!
Ένα άλλο παράδειγμα είναι αυτό των μυθιστορημάτων. Στη μυθιστορηματική συγγραφή, υπάρχουν διάφορα πρότυπα, όπως ο ήρωας και ο κακός. Παραμένοντας πιστοί σε αυτά, οι συγγραφείς μπόρεσαν να δημιουργήσουν μερικά από τα μεγαλύτερα αριστουργήματα που γνωρίζουμε – αν δεν το έκαναν, δε θα κατάφερναν ποτέ να τελειώσουν ένα βιβλίο, πόσο μάλλον ολόκληρη την τριλογία του Άρχοντα των Δαχτυλιδιών!
Βάσει των παραπάνω, αποδεικνύεται ότι η χρήση του νόμου του Πάρκινσον σου επιτρέπει να παράγεις δουλειά ίσης ή και καλύτερης ποιότητας από ότι θα παρήγαγες διαφορετικά. Η δημιουργικότητα σου ακμάζει λόγω των περιορισμών και το γεγονός ότι εστιάζεις στα σημαντικά απομακρύνει όλο τον ανούσιο θόρυβο (πχ. ποτέ δεν θα μετέτρεπες μια 15-λεπτη παρουσίαση σε 60-λεπτη).
Πώς να εφαρμόσεις τον νόμο του Πάρκινσον στη ζωή σου
Η βασική έννοια πίσω από το νόμο του Πάρκινσον είναι αυτή της προθεσμίας – χωρίς προθεσμία, δεν υπάρχει τίποτα που να σε πιέζει να τελειώσεις τη δουλειά που έχεις αναλάβει. Αλλά, δεν έχουν όλα όσα κάνεις διορία! Οπότε τι μπορείς να κάνεις;
Λοιπόν, το να θέσεις τις δικές σου προθεσμίες είναι ο πιο εύκολος τρόπος να βάλεις στη ζωή σου το νόμο του Πάρκινσον. Σαν στρατηγική δουλεύει αρκετά καλά. Στην πραγματικότητα, υπάρχουν διάφοροι άνθρωποι που κάνουν απλά αυτό. Αποφασίζουν ότι θα τελειώσουν κάτι πχ. μέχρι το μεσημέρι, και αυτός ο περιορισμός είναι το μόνο που χρειάζονται.
Ωστόσο, η αλήθεια είναι ότι αυτό δε λειτουργεί πάντα. Για τους πιο αναβλητικούς εδώ, εμού συμπεριλαμβανομένου, το να θέσουμε τις δικές μας διορίες δεν πρόκειται ποτέ να δουλέψει από μόνο του. Στην τελική, ξέρουμε ότι μπορούμε να τις παρατείνουμε – πράγμα που τις καθιστά άχρηστες. Επομένως, χρειαζόμαστε μερικές επιπλέον στρατηγικές για να τις χρησιμοποιήσουμε συνδυαστικά με τον ορισμό των δικών μας προθεσμιών. Παρακάτω θα βρεις μερικές συμβουλές για να κάνεις ακριβώς αυτό.
Χρονικοί περιορισμοί μαζί με ποσοτικούς στόχους
Αντί να πεις απλά ότι θα μελετήσεις ένα κεφάλαιο σήμερα, πρόσθεσε σε αυτό και έναν χρονικό περιορισμό. Για παράδειγμα, όρισε ότι θα το κάνεις πριν το μεσημέρι. Στη συνέχεια, γέμισε το υπόλοιπο της μέρας σου με άλλες δουλειές ή δραστηριότητες, έτσι ώστε να επιβάλεις στον εαυτό σου να ολοκληρώσει πραγματικά την αρχική δουλειά στον προκαθορισμένο χρόνο. Θα εκπλαγείς με το πόσο πιο παραγωγικός θα είσαι αντιμετωπίζοντας τέτοιες δουλειές νωρίς μέσα στη μέρα.
Χρησιμοποίησε την τεχνική Pomodoro
Μια απλή τεχνική, βασισμένη μόνο σε ένα χρονόμετρο (οποιοδήποτε χρονόμετρο κάνει), η τεχνική Pomodoro υποδεικνύει τη μελέτη σε 25-λεπτα συγκεντρωμένα διαστήματα χωρίς περισπασμούς, ακολουθούμενα από 5-10 λεπτά χαλάρωσης. Αυτός ο κερματισμός του χρόνου δημιουργεί από μόνος του προθεσμίες κατά τη διαδικασία, στις οποίες μπορείς να εντάξεις δουλειές (πχ. θα τελειώσω το Χ κατά τη διάρκεια αυτού του Pomodoro). Λάβε όμως υπόψη σου ότι αυτές οι προθεσμίες δεν είναι πολύ επιτακτικές από μόνες τους.
Δούλεψε χωρίς το φορτιστή του λάπτοπ σου
Ένα από τα αγαπημένα μου κόλπα είναι το να δουλεύεις χωρίς το φορτιστή του λάπτοπ σου (όποτε, φυσικά, αυτό είναι εφικτό). Αυτό σε αναγκάζει να τελειώσεις τα πάντα πριν σβήσει το λάπτοπ σου – από προσωπική εμπειρία αυτό μπορεί να είναι ιδιαίτερα αποτελεσματικό!
Σταμάτα τη δουλειά σου σε μια συγκεκριμένη ώρα
Στο εκπληκτικό βιβλίο του “Deep Work”, ο Cal Newport εξηγεί πώς κατάφερε να πάρει το διδακτορικό του στο ΜΙΤ τελειώνοντας τη δουλειά του στις 5 μ.μ. Εφαρμόζοντάς το, εξασφαλίζεις ότι θα ολοκληρώσεις εγκαίρως τη δουλειά σου, έτσι ώστε να συνεχίσεις τη μέρα σου στον προγραμματισμένο χρόνο.
Βάλε στη ζωή σου το ρίσκο
Η αγαπημένη μου στρατηγική, με διαφορά, για να προλαβαίνω τις προθεσμίες είναι η εισαγωγή ρίσκου. Ο φόβος της απώλειας είναι μακράν η μεγαλύτερη κινητήριος δύναμη στην ανθρώπινη συμπεριφορά – και πρέπει να τον χρησιμοποιήσεις προς όφελος σου. Με άλλα λόγια, αυτό σημαίνει ότι πρέπει να δημιουργείς προθεσμίες καθορίζοντας κάτι που θα χάσεις αν δεν τις ικανοποιήσεις (μια απλή αλλά αποτελεσματική ιδέα είναι τα χρήματα). Σου συνιστώ ανεπιφύλακτα να διαβάσεις το άρθρο μου για το ρίσκο, αν είσαι πραγματικά αποφασισμένος να εφαρμόσεις το νόμο του Πάρκινσον στη ζωή σου.
Ευθυγράμμισε τη δουλειά σου με τις εξωτερικές υποχρεώσεις
Μια άλλη εξαιρετική ιδέα, την οποία βρήκα στο μάθημα παραγωγικότητας “Become a Speed Demon” του Jonathan Levi, είναι το να ευθυγραμμίσεις τις δουλειές σου με τις εξωτερικές υποχρεώσεις. Είναι εύκολο να ξεφύγεις από τις δικές σου, αυθαίρετες προθεσμίες. Αλλά αν αποφασίσεις να σταματήσεις να δουλεύεις, για παράδειγμα, ακριβώς πριν από ένα ιατρικό ραντεβού ή ένα δείπνο με φίλους, τότε θα πιέσεις τον εαυτό σου να τελειώσει όντως τη δουλειά πριν φύγεις.
Η αντισυμβατική μου λύση
Προσωπικά, έχω παλέψει να εφαρμόσω τις δικές μου προθεσμίες για πολύ καιρό, χωρίς αποτέλεσμα. Ακόμη και με τις παραπάνω στρατηγικές, δεν κατάφερνα πάντα να εφαρμόσω επιτυχώς το νόμο του Πάρκινσον.
Η λύση προέκυψε εντελώς αναπάντεχα, όταν συνέχιζα να αυξάνω τον εργασιακό μου φόρτο πέραν αυτού που πίστευα ότι μπορούσα να διαχειριστώ εκείνη την περίοδο. Αναλαμβάνοντας τόσο πολλή δουλειά, ανάγκαζα τον εαυτό μου να τη φέρνει εις πέρας, ανεξάρτητα με το αν υπήρχε αυστηρή προθεσμία ή όχι, καθώς ήξερα ότι δεν θα μπορούσα να κάνω τη δουλειά κάποια άλλη στιγμή. Σημείωσε ότι συνέχισα να χρησιμοποιώ τις παραπάνω στρατηγικές για οτιδήποτε δεν είχε διορία και προερχόταν από κάποιον άλλον.
Πώς να μην εφαρμόσεις το νόμο του Πάρκινσον
“Αν περιμένεις μέχρι την τελευταία στιγμή, παίρνει μόνο μια στιγμή για να το κάνεις” – αυτός είναι ένας άλλος ορισμός του νόμου του Πάρκινσον. Παρόλο που αποτυπώνει σωστά την κεντρική ιδέα, κατά τη γνώμη μου εκφράζει το μεγαλύτερο λάθος που πρέπει να αποφεύγεις στην εφαρμογή του νόμου του Πάρκινσον: να τον χρησιμοποιείς σαν δικαιολογία.
Είναι εύκολο να αναβάλεις πράγματα και να τα αφήνεις για την τελευταία στιγμή, ειδικά αν έχεις τη δικαιολογία ότι με αυτόν τον τρόπο θα είσαι πιο παραγωγικός, δημιουργικός, και αποτελεσματικός. Αλλά, στην πραγματικότητα δεν παίρνουν όλα ένα λεπτό. Ακολουθώντας αυτή τη νοοτροπία, είναι εύκολο να βρεθείς σε ένα σημείο όπου η δουλειά δεν θα μπορεί πια να ολοκληρωθεί στον εναπομείναντα χρόνο. Ανάλογα με την περίπτωση, αυτό μπορεί να αποτελέσει σοβαρό πρόβλημα.
Αυτό σχετίζεται επίσης και με το δεύτερο μεγαλύτερο λάθος: τον ορισμό παράλογων προθεσμιών. Είναι όντως αλήθεια ότι με το νόμο του Πάρκινσον μπορείς να ολοκληρώσεις εργασίες σε πολύ λιγότερο χρόνο – αλλά πάντα μέσα σε λογικά όρια. Ο καλύτερος τρόπος να αναγνωρίσεις αυτά τα όρια είναι μέσω της δοκιμής και του λάθους.
Η ακριβής διαδικασία εφαρμογής του νόμου του Πάρκινσον
Και τώρα έρχεται το ερώτημα: ποιο είναι το επόμενο σου βήμα; Λοιπόν, ξεκινάς δοκιμάζοντας στην πραγματικότητα το νόμο του Πάρκινσον. Χρειάζεσαι, επίσης, μια διαδικασία για να λαμβάνεις ανατροφοδότηση για το πόσο χρόνο χρειάζεται πραγματικά μια δουλειά. Παρακάτω θα βρεις την ακριβή διαδικασία που χρησιμοποιώ για να πετύχω και τα δύο:
- Κάνε μια λίστα με δουλειές. Προτείνω να αρχίσεις με μια ημερήσια ή εβδομαδιαία λίστα καθηκόντων. Από προσωπική εμπειρία, οτιδήποτε μεγαλύτερο από αυτό το διάστημα είναι πολύ μεγάλο για να το περιορίσεις με το νόμο του Πάρκινσον.
- Γράψε δίπλα στην κάθε δουλειά το χρόνο που πιστεύεις ότι χρειάζεται. Ακόμα καλύτερα, αν έχεις κάποια ιδέα για το πόσο χρόνο σου παίρνει συνήθως, κατέγραψε τον. Αν δεν έχεις, γράψε την καλύτερη εκτίμηση σου για το πόσο χρόνο θα σου έπαιρνε υπό κανονικές συνθήκες.
- Δώσε στον εαυτό σου το μισό χρόνο για να τις ολοκληρώσει.
- Δεσμεύσου στις προθεσμίες. Χρησιμοποίησε οποιαδήποτε (ακόμη και πάνω από μία) από τις παραπάνω στρατηγικές για να βεβαιωθείς ότι θα τηρήσεις πραγματικά τις διορίες που έθεσες.
- Επανέλαβε. Μόλις το δοκιμάσεις μερικές φορές, μην ξεχάσεις να αναθεωρήσεις το πώς βλέπεις τις εργασίες, και το χρόνο που χρειάζονται. Αν ολοκληρώσεις επιτυχώς μια εργασία στο μισό χρόνο απ’ ότι νόμιζες, τώρα προσπάθησε ξανά με μια ακόμη μικρότερη διορία. Με αυτόν τον τρόπο σύντομα θα καταλάβεις τι χρονικό όριο είναι πράγματι λογικό για την ολοκλήρωση αυτής της εργασίας.
Χρησιμοποιώντας το νόμο του Πάρκινσον για να βελτιώσω τη συγγραφή μου
Σαν παράδειγμα, χρησιμοποίησα μια παρόμοια παραλλαγή αυτής της διαδικασίας για να βελτιώσω την ταχύτητα με την οποία γράφω άρθρα. Άφησα επίτηδες ένα άρθρο άγραφο μέχρι “την τελευταία στιγμή” – είχα μόνο λίγες ώρες μέχρι να το δημοσιεύσω. Όταν κατάφερα να ερευνήσω, να το γράψω, να το επεξεργαστώ, να το δομίσω, και να το δημοσιεύσω εγκαίρως, κατάλαβα πόσο αργός ήμουν στη συγγραφή μέχρι εκείνη τη μέρα.
Σημείωσε, ότι δε χρησιμοποίησα αυτή τη γνώση για να αφήνω τα άρθρα για την τελευταία στιγμή (αυτό ακριβώς που θα συνέβαινε αν δεν ήταν συνειδητό όλο αυτό). Αντίθετα, κατάλαβα ότι τώρα μπορούσα να γράψω άρθρα δύο φορές μεγαλύτερα και πιο ενδελεχή στον ίδιο χρόνο που έγραφα τα προηγούμενα. Από τότε, κάθε ένα από τα άρθρα μου είναι τουλάχιστον διπλάσιο σε μέγεθος απ’ ότι ήταν πριν.
Περιόρισε αυτά που σου τρώνε χρόνο
Μια γρήγορη νίκη παραγωγικότητας που μπορείς να πάρεις με το νόμο του Πάρκινσον είναι το να συγκεντρώσεις όλες τις δραστηριότητες που τρώνε χρόνο, όπως τα e-mails, το Facebook, κλπ., και να τις περιορίσεις. Αυτές τείνουν να καταναλώνουν πολύ χρόνο, και συχνά στην αρχή της εργάσιμης μέρας σου – κάτι που σκοτώνει την παραγωγικότητα. Διέθεσε το πολύ 5 λεπτά για τα e-mails σου κάθε πρωί, μόνο αν είναι απαραίτητο, και μπες πάλι μόνο αν η ημερήσια λίστα καθηκόντων σου έχει ολοκληρωθεί.
Σημείωση: Αν δουλεύεις στον υπολογιστή, ένα πολύ καλό λογισμικό για να χρησιμοποιήσεις είναι το RescueTime. Χρησιμοποιώντας τη λειτουργία Focus Time, μπορείς ακόμη και να κλειδώσεις τον εαυτό σου έξω από το e-mail σου! Δεν υπερβάλλω καθόλου όταν λέω ότι το RescueTime έχει αυξήσει την παραγωγικότητά μου τουλάχιστον κατά 50%.
Τελευταίες σκέψεις
Ο νόμος του Πάρκινσον είναι μια έννοια που είναι απαραίτητο να γνωρίζεις, καθώς πολλές εργασίες δεν έχουν διορίες που να σχετίζονται με αυτές. Αυτό επιτρέπει στην αναβλητικότητα να πάρει τον έλεγχο, το οποίο μπορεί σε μεγάλο βαθμό να καταστρέψει την παραγωγικότητα σου. Στην ουσία, όμως, αυτό είναι που καθιστά το νόμο του Πάρκινσον μια από τις καλύτερες στρατηγικές για να νικήσεις πραγματικά την αναβλητικότητα.
Μια άλλη σημείωση είναι ότι οι άνθρωποι δεν αντιλαμβάνονται εύκολα το πόσο γρήγορα μπορεί να ολοκληρωθεί μια εργασία, τουλάχιστον όχι μέχρι να δοκιμάσουν αυτή την τεχνική. Οπότε απλά δοκίμασε τα πράγματα που έμαθες σε αυτό το άρθρο – σε διαβεβαιώ ότι θα εκπλαγείς με τα αποτελέσματα!
Τέλος, συχνά λέω ότι δεν δουλεύουν όλα σε όλους. Σε αυτή την περίπτωση είναι λίγο διαφορετικό – ο νόμος του Πάρκινσον δουλεύει για όλους, αφού απλά είναι ο τρόπος που λειτουργούμε εμείς οι άνθρωποι. Αυτό που διαφέρει, ωστόσο, είναι η εφαρμογή, και σε αυτή είναι που πρέπει να δοκιμάσεις διαφορετικές στρατηγικές για να βρεις τι σου ταιριάζει καλύτερα.
